Reglamento de Organización de Congresos y Jornadas Nacionales

Preámbulo

En virtud de lo dispuesto en sus estatutos en relación al fomento, desarrollo y difusión de la Microcirugía, la Asociación Española de Microcirugía (AEM) considera oportuna la creación de un Reglamento de Congresos y Jornadas que regule su estructura y organización. Con ello la AEM persigue conseguir la mayor calidad científica de sus reuniones, cumplir con los valores éticos de las sociedades científicas y velar por la racionalidad en el gasto económico.

I Normas Generales

  1. La Asociación Española de Microcirugía celebrará bianualmente, y de modo alternativo, un Congreso Nacional y una Jornada Nacional.
    • El Congreso Nacional es el foro de expresión científica más importante de la Asociación Española de Microcirugía. Su programa científico debe incluir los temas de mayor relevancia en la Microcirugía Vascular y Nerviosa tanto Clínica como Experimental y ser desarrollado por ponentes de calidad contrastada nacional o internacional que pueden o no pertenecer a la AEM.
    • La Jornada Nacional tiene como objetivo el intercambio científico y de experiencia profesional entre los profesionales de la Microcirugía, el establecimiento de consensos en temas que lo requieran, la formación continuada o la formación específica avanzada en un área concreta de la Microcirugía Vascular y Nerviosa Clínica o Experimental. Su programa científico debe ser cubierto fundamentalmente por los miembros de la Asociación. Deberá, por norma habitual, ser gratuita para los miembros asociados de la AEM.
  2. Las fechas de celebración de Congresos y Jornadas estarán comprendidas entre el 1 de marzo y el 30 de junio, salvo impedimentos que el Comité Organizador del Congreso y/o la Junta Directiva justificarán.
  3. La duración del Congreso no podrá ser inferior a dos días completos ni mayor de tres. El Congreso podrá solaparse con otras actividades científicas relacionadas previa aprobación de la Junta Directiva de la AEM. La duración máxima de la Jornada no podrá ser superior a un día completo.
  4. Salvo deseo expreso del Comité Organizador, todos los miembros de la AEM, incluidos los miembros de la Junta Directiva y Senado, deberán correr con los gastos de inscripción y asistencia a Congresos y Jornadas.
  5. El Comité Organizador, de común acuerdo con la Junta Directiva, podrá convocar ayudas o becas para la asistencia al Congreso que en todo caso deberán incluir, como mínimo, el importe de la inscripción al mismo y que irán con cargo al presupuesto del Congreso. El número de estas ayudas lo determinará el Comité Organizador e irán destinadas a socios jóvenes que presenten un trabajo de investigación al Congreso.
  6. Todos los Congresos y Jornadas de la AEM deberán ser acreditadas por la Comisión Nacional de Formación Médica Continuada del Ministerio de Sanidad o Consejería de Sanidad de la Comunidad Autónoma correspondiente.
  7. La AEM podrá disponer de un espacio gratuito para ubicar su stand oficial y asimismo podrá solicitar la contratación de una azafata para la asistencia en dicho stand, de acuerdo con lo establecido por la secretaria técnica y de común acuerdo con el Comité organizador y su Presidente.

II Presentación de una Candidatura

  1. Las personas interesadas en organizar un Congreso o Jornada deberán solicitarlo mediante correo electrónico (informa@microcirugia.org) a la Secretaría de la AEM con una antelación no inferior a seis meses antes de la celebración de la Asamblea General decisoria.
  2. La solicitud deberá indicar:
  • Carta de solicitud, firmada por el candidato a Presidente del Comité Organizador y en la que se hará constar la aceptación del Reglamento de Organización de Congresos y Jornadas de la Asociación Española de Microcirugía. Asimismo, el candidato a Presidente del Comité Organizador reflejará su compromiso de asistir a todas aquellas reuniones de la Junta Directiva de la AEM en las que se incluya en el orden del día cualquier tema relativo a la organización del Congreso o Jornada.
  • Año y Fechas propuestas para la celebración del Congreso o Jornada.
  • Lugar y características de la sede (Palacio de Congresos, hotel, Universidad...).
  • Breve descripción de las infraestructuras de la sede (capacidad hotelera, vías de comunicación, aeropuertos cercanos, servicios generales, clima...).
  • Presupuesto estimado de gastos e ingresos.
  1. La solicitud podrá acompañarse de toda la documentación adicional que los solicitantes consideren pertinente para resolver favorablemente su candidatura.
  2. La solicitud deberá estar firmada por el candidato a Presidente del Congreso o Jornada y por otros dos integrantes del futuro Comité Organizador que recomienden la candidatura y avalen la documentación presentada.
  3. La Junta Directiva comunicará por escrito la aceptación o no de la solicitud y, en caso afirmativo, la presentará a la Asamblea General Ordinaria donde deberá aprobarse la candidatura según se establece en el presente reglamento.

III Aprobación de una Candidatura

  1. La Junta Directiva presentará a los socios la Sede y el Presidente del Congreso candidatos en Asamblea General Ordinaria. Los asistentes a dicha Asamblea deberán aprobar la candidatura, mediante votación secreta y por mayoría simple.
  2. En el caso de haber recibido más de una solicitud para el mismo año, la Junta Directiva decidirá previamente cuál presentar a la Asamblea como opción recomendada.
  3. La Asamblea no podrá aprobar candidaturas de Congresos o Jornadas que deban celebrarse con fecha posterior a dos años.
  4. En el caso de que existan varias candidaturas idóneas podrá plantearse su aceptación en años distintos intentando conciliar dicho calendario con los intereses de cada Comité Organizador.
  5. Las decisiones de la Junta Directiva y de la Asamblea General serán inapelables.
  6. Cualquier eventualidad no prevista en este artículo, incluida la posibilidad de falta de Sede por no cumplir los requisitos mínimos o por no existir candidaturas, será resuelta de forma inapelable por la Junta Directiva.

IV Órganos de Control y Funcionamiento

Los órganos de control y funcionamiento de los Congresos y Jornadas de la AEM, que en todo caso dependerán de la Junta Directiva de la AEM, son:

  • Comisión Técnica de Congresos y Jornadas de la AEM
  • Presidente del Congreso o Jornada
  • Tesorería de la AEM
  • Secretaría Técnica de Congresos
  • Comité Científico del Congreso o Jornada
  • Comité Organizador del Congreso o Jornada

V Comisión Técnica de Congresos y Jornadas de la AEM

  1. La Comisión Técnica de Congresos y Jornadas de la AEM, dependiente de la Junta Directiva, es el órgano encargado de velar por la recta observancia de este Reglamento y por conseguir una adecuada organización de Congresos y Jornadas.
  2. La Comisión Técnica estará integrada por los siguientes miembros de la Junta Directiva de la AEM:
  • Presidente
  • Vicepresidente
  • Secretario
  • Tesorero
  1. La Comisión Técnica de Congresos tendrá las siguientes funciones:
  • Evaluar las candidaturas y el cumplimiento de las condiciones contempladas en los Estatutos de la AEM y en el presente Reglamento.
  • Presentar las candidaturas seleccionadas a la Junta Directiva para que ésta, una vez comprobada su idoneidad, pueda proponerlas a la Asamblea General para su elección mediante votación secreta.
  • Colaborar con el Comité Organizador en la organización del Congreso.
  • Supervisar la gestión económica de Congresos y Jornadas, función de la que estará encargada la Comisión Técnica de la AEM.
  • Supervisar la gestión científica de Congresos y Jornadas.
  • Velar por el cumplimiento de las obligaciones contractuales entre la AEM y la entidad arrendataria de los servicios de Secretaría Técnica de Congresos y Jornadas.
  • Velar para que todas las actividades del Congreso se desarrollen dentro del Marco Ético de la Asociación.

VI Presidente del Congreso o Jornada y del Comité Organizador

  1. Los candidatos a ejercer este cargo deberán cumplir las condiciones que exigen los Estatutos y este Reglamento y que son las que a continuación se relacionan:
  • Ser miembro numerario con una antigüedad mínima de 2 años.
  • Estar avalado por 20 miembros numerarios o por dos miembros de la Junta Directiva o del Senado.
  • Presentar su candidatura, la composición del Comité Organizador y una memoria documentada que incluya los requisitos relacionados en el punto II.
  1. El Congreso o Jornada, si así lo considerasen los candidatos, podrá ser presidido por un máximo de dos presidentes, debiendo ambos cumplir los requisitos previos.
  2. El Presidente del Congreso o Jornada será el responsable máximo de la organización del mismo y, en consecuencia, le corresponde:
    • La designación de los miembros del Comité Organizador, dos de los cuales deberán ser miembros de la Junta Directiva de la AEM y serán por ella asignados. Es aconsejable que el Presidente del Congreso o Jornada anterior forme parte del Comité Organizador.
    • En armonía con el Comité Técnico de Congresos de la AEM, nombrar un Comité Científico que diseñe y coordine el Programa Científico del Congreso o Jornada.
    • Formar parte, si se lo propusieran, del Comité Organizador del siguiente Congreso aportando su experiencia en la organización del evento

VII Comité Organizador

  1. El Comité Organizador estará compuesto por el Presidente o Presidentes del Congreso y todos los miembros que éste estime convenientes hasta un máximo de diez.
  2. Por parte del Comité Organizador se solicitará la acreditación del Congreso como actividad de Formación Continuada y realizar las gestiones necesarias para la concesión de los créditos.

VIII Comité Científico

  1. El Programa Científico de Congresos y Jornadas será diseñado por el Comité Técnico de Congresos de la AEM junto con el Comité Organizador. Entre ambas entidades se designará un Comité Científico encargado de la organización y desarrollo del Programa Científico.
  2. El Comité Científico propondrá el programa y ponentes del Congreso o Jornada y remitirá éstos para su evaluación a la Junta Directiva de la AEM al menos con 6 meses de antelación a la celebración del mismo para su aprobación y revisión periódica.
  3. El Comité Científico velará por la organización, desarrollo y cumplimiento de las actividades científicas de Congresos y Jornadas.

IX Organización del Congreso

  1. Para todo lo relacionado con la logística del Congreso, el Comité Organizador contará con una empresa especializada en la organización de eventos que la AEM determine y que, además, ejercerá las tareas de Secretaría Técnica del Congreso.
  2. El Comité Organizador y la empresa adjudicataria de este servicio serán los responsables de dar la máxima difusión y publicidad del Congreso o Jornada, tanto de su celebración como de sus contenidos, en los medios de comunicación que se consideren más apropiados. Para ello, contará con la colaboración de la Junta Directiva.
  3. Las normas que regirán la relación AEM-­­empresa organizadora se ajustarán a lo siguiente:
    • La AEM encargará bajo contrato de servicios a una empresa la organización de sus congresos durante un periodo no inferior a 4 años y prorrogable en virtud de los resultados obtenidos.
    • La selección de la empresa se realizará mediante concurso en el que se valorarán los servicios y obligaciones económicas entre la AEM y la empresa.
    • La Junta Directiva firmará un contrato donde se establezcan las condiciones y términos que relacionan a la AEM con la empresa contratada detallando los servicios y obligaciones económicas que existirán entre ambas entidades.
    • La empresa seguirá con esmero todas las directrices que establezca la AEM en lo referente a la organización de los congresos, especialmente lo contemplado en el presente Reglamento.
    • La remuneración de esta empresa será proporcional a los beneficios obtenidos en el congreso.
    • La AEM deberá asegurar con la empresa adjudicataria al menos los siguientes puntos:
      • Medios técnicos (proyectores, megafonía, traducción simultánea etc.) necesarios para el desarrollo de todas las actividades del congreso y recursos humanos (secretaria del congreso, azafatas, etc.)
      • Salas reservadas para las reuniones de la AEM (junta directiva, asamblea de socios, etc)
      • Opcionalmente, stand para la AEM, con azafata que atenderá dicho espacio.
    • Un porcentaje (5%) de los beneficios finales del Congreso o Jornada, si los hubiere, se destinarán a la tesorería de la AEM.
    • Otras actividades eventuales (cursos monográficos, simposios, etc.) diseñadas por la AEM y organizadas por la empresa adjudicataria se regirán por estas mismas normas.

X Programa del Congreso

  1. La Junta Directiva de la AEM colaborará con el Presidente del Congreso y con los Comités Organizador y Científico del mismo en la elaboración del programa de Congresos y Jornadas.
  2. Programa preliminar
    1. El programa preliminar, elaborado por el Comité Organizador, será siempre abierto con el fin de que el Comité Científico, al que se deberá informar de su contenido antes de presentarlo a la Junta Directiva, pueda sugerir o introducir modificaciones.
    2. Una vez revisado por el Comité Técnico de la AEM, el programa preliminar será presentado a la Junta Directiva para su visto bueno.
    3. Anexo al programa preliminar se presentará un presupuesto que deberá incluir una previsión sobre:
      • las cuotas para socios, no socios, residentes, becarios y acompañantes
      • los precios de los stands
      • todo aquello que de una forma u otra describa cómo va a financiarse el congreso y el balance económico final previsible.
    4. Los programas preliminares y definitivo deberán enviarse a los socios de acuerdo a los plazos establecidos en el apartado correspondiente de la presente normativa.
    5. Los programas preliminares y definitivo podrán divulgarse a través de cualquier medio que el Comité Organizador, Secretaría Técnica y Junta Directiva crean oportuno, y de forma obligada a través de la página web de la AEM.
  3. Programa científico de los Congresos

    1. El programa científico de los Congresos debe incluir los temas de mayor relevancia relativos a la Microcirugía y ser desarrollados por ponentes de calidad contrastada que pueden pertenecer o no a la AEM.
    2. El programa científico deberá comprender obligatoriamente mesas redondas, sesiones de presentación de comunicaciones (oral y póster), conferencia magistral y cursos de formación.
    3. Opcionalmente podrá incluir talleres de trabajo, desayunos con expertos, etc
    4. Las mesas redondas constarán de ponencias a cargo de expertos nacionales y/o internacionales, pudiéndose incluir la presentación de una o varias comunicaciones libres afines al tema de la mesa, presentadas al congreso y seleccionadas por el comité científico de la AEM de entre los presentados al congreso.
    5. Se intentará dar el máximo protagonismo a las comunicaciones orales y pósteres.
    6. El Congreso podrá solaparse con otras actividades científicas relacionadas previa aprobación de la Junta Directiva de la AEM.
  4. Conferencia Magistral
    1. Se celebrará en un tiempo y espacio no compartido y de carácter destacado
    2. El conferenciante deberá ser un especialista de prestigio internacional y acreditado en el campo de la Microcirugía Reconstructiva o Experimental.
    3. La conferencia versará sobre un tema general de interés y actualidad en el campo de la Microcirugía, pudiendo estar relacionado con cualquiera de las temáticas que son objetivo fundamental AEM.
    4. El conferenciante será propuesto por el Presidente del Comité Organizador del Congreso y aceptado con la Junta Directiva de la AEM.
    5. La organización de la Conferencia Magistral y todo lo relacionado con ella estará completamente a cargo del Comité Organizador del Congreso.
  5. Premio Dr. Nava Pechero a la Mejor Comunicación Libre

A criterio de la Junta Directiva, y mientras el balance económico de la Asociación lo permita, se instituye el Premio Dr. Nava Pechero a la Mejor Comunicación (oral o póster) en el Congreso Nacional, dotado con una cuantía de 1.000€.

  1. El Jurado estará formado por el Comité Científico del Congreso y será el responsable de realizar, previo a la celebración del Congreso, una selección de las mejores comunicaciones de entre todas las recibidas. Se tendrá en cuenta para este fin, el rigor metodológico y su aportación al campo de la Microcirugía.
  2. Bases del Premio:
    • En todos los casos el importe del premio será costeado porla Asociación Española de Microcirugía.
    • Sólo optarán al premio los resúmenes elegidos por elJurado.
    • Para ser acreedor al premio, el primer firmante deberá, necesariamente, estar inscrito en el Congreso.
    • La comunicación deberá presentarse durante los días del Congreso según el día y la hora indicados por el Comité Organizador.
    • Los trabajos serán valorados por su originalidad, rigor metodológico y su aportación al campo de la Microcirugía Clínica y/o Experimental.
    • Sólo se admitirá un trabajo por cada persona que firme como primer autor, pudiendo aparecer como colaborador o coautor en otras comunicaciones.
    • La entrega del premio tendrá lugar durante el Acto de Clausura o la Cena Congresual.
    • El/los autor/autores de la comunicación premiada se compromete/n a ceder la comunicación en formato PDF para su incorporación a la página web de la AEM.
  1. Asamblea General Ordinaria
    • El Comité Organizador deberá prever y organizar durante la celebración del Congreso o Jornada, de acuerdo con Junta Directiva de la AEM, la Asamblea General Ordinaria. Esta reunión deberá constar en los programas preliminar y definitivo de Congresos y Jornadas.
    •  La Asamblea General Ordinaria deberá celebrarse en un horario que permita la máxima participación y asistencia posibles. No podrá coincidir con actividad congresual alguna.
    • La Junta Directiva de la AEM podrá solicitar al Comité Organizador que tenga prevista una sala para otras reuniones (comités becas, elecciones, etc.)
  2. Actos sociales
    • Los actos sociales que pudieran celebrarse (inauguración, clausura, etc.) serán responsabilidad del Comité Organizador y serán incluidos en los programas preliminar y definitivo. Deberán contar siempre con la aprobación de la Junta Directiva de la AEM.

XI Comunicaciones Científicas

  1. Independientemente del tipo, toda comunicación científica en Congresos y Jornadas de la AEM deberá presentar una Declaración de Conflicto de Intereses. Cuando el tipo de comunicación científica lo requiera, se deberá presentar además la aprobación de los estudios por parte del Comité de Ética del hospital o centro donde se hayan realizado (o del Comité de Experimentación Animal si fuera un estudio de investigación experimental).
  2. El plazo para presentar resúmenes de comunicaciones científicas lo establecerá el Comité Organizador teniendo en cuenta el proceso posterior de selección y aprobación de las mismas y de acuerdo con el presente reglamento. En todo caso, el fin del plazo para la recepción de comunicaciones se deberá fijar entre uno y tres meses antes de la celebración del congreso.
  3. El Comité Científico se encargará de recibir los resúmenes de las comunicaciones, revisar que cumplan todos los requisitos, numerarlas por orden de llegada, clasificarlas por temas y enviar un original de cada una a la AEM dentro de los plazos establecidos en este reglamento.
  4. La evaluación de las comunicaciones corresponde al Comité Científico del Congreso o Jornada, eventualmente con la ayuda de evaluadores externos designados a tal efecto. Deberá oportunamente a los participantes la aceptación o no de su comunicación, así como los otros datos relacionados con su presentación.
  5. En todo lo relativo a la gestión de comunicaciones, el Comité Organizador y el Comité Científico estarán asistidos por la Secretaría Técnica.

XII Plazos en la Organización del Congreso

  1. La Comisión Técnica de la AEM prestará su colaboración en todo momento para una mejor organización del Congreso y velará por que se cumplan estrictamente las fechas de organización de acuerdo a este reglamento.
  2. En el plazo de seis meses tras la designación definitiva de la sede y del Presidente del Congreso, el Comité Organizador designado presentará a la Junta Directiva la propuesta sobre el esquema del congreso, programa provisional y presupuesto.
  3. Nueve meses antes de su celebración se hará un primer envío masivo: programa preliminar, hojas de inscripción, hojas para comunicaciones, etc.
  4. Seis meses antes de su celebración se hará un segundo envío masivo: programa preliminar, hojas de inscripción, hojas para comunicaciones, etc. También se realizará la solicitud de créditos de actividades de formación continuada al organismo correspondiente.
  5. Dos meses antes de la celebración del congreso, se realizará un tercer envío masivo ya del programa definitivo junto con las correspondientes hojas de inscripción.

XIII Balance Final del Congreso

  1. Antes de cuatro meses de la celebración de Congresos y Jornadas se presentará un informe detallado provisional de resultados a la Junta Directiva.
  2. En un plazo no superior a los seis meses tras la celebración del Congreso o Jornada, el Presidente del Congreso presentará a la Junta Directiva un dossier ampliamente informativo con estadísticas de asistencia por grupos (socios, no socios...), número de asistentes a cada uno de los actos y valoraciones de los mismos, fotos, publicidad y programas entregados, dossier de prensa, etc.
  3. Junto con este dossier informativo deberá presentarse un balance económico detallando tanto las partidas de ingresos como de gastos.
  4. Una vez aprobados los resultados científicos y económicos de Congresos y Jornadas en reunión de Junta Directiva, el Presidente del Congreso o Jornada comunicará a la AEM los datos de facturación.
  5. Al menos 5% de los beneficios económicos del Congreso o Jornada, cuando existieran, pasarán a incrementar los recursos económicos de la AEM, debiendo el Tesorero informar a la Junta Directiva y a la Asamblea General si fuera necesario.
  6. En el caso de producirse un balance negativo, la AEM contribuirá hasta un máximo de 2.000 euros para los Congresos y 1.000 euros para las Jornadas.
  7. En cualquier caso, la Junta Directiva podrá solicitar al Comité Organizador del Congreso o Jornada que amplíe la información facilitada.

XIV Modificación del Presente Reglamento

  1. Corresponde a la Junta Directiva la modificación del presente reglamento o la interpretación de cualquiera de las normas que se establecen en el mismo.